Spese di vitto, alloggio e trasporto

Il DL 84/2025 introduce novità in materia di trattamento fiscale di tali spese

Con il DL 84 del 17 giugno 2025 il Governo ha ritoccato alcune norme che dettano le regole in materia di determinazione del reddito, con riferimento, in particolare, alle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea. Il caso trattato è quello delle somme chieste a rimborso dai dipendenti, a piè di lista, delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea, sostenute per trasferte o missioni effettuate al di fuori del territorio comunale in cui ha sede il datore di lavoro.
Per tali spese, da inizio anno, era già previsto che non concorressero alla formazione del reddito di lavoro dei dipendenti, se saldate con metodi di pagamento tracciabili. La modifica apportata alla norma prevede ora che la regola riportata sopra si applichi alle spese rimborsate ai dipendenti, sostenute nel territorio dello Stato, a partire dal periodo d’imposta di entrata in vigore del dl, 18 giugno 2025, ovvero per tutto l’anno 2025. Per quanto riguarda, invece, la determinazione del reddito di lavoro in autonomo in capo agli esercenti arte e professione, il DL 84 specifica che le somme percepite a titolo di rimborso delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, sostenute nel territorio dello Stato, concorreranno alla formazione del reddito dell’artista o del professionista, nel caso le stesse non fossero state pagate in origine con versamento bancario o postale o con l’ausilio di altri sistemi tracciabili. Viene, inoltre, prevista la deducibilità dal reddito di lavoro autonomo delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente quando queste non sono rimborsate dal committente, per le spese non rimborsate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, sostenute nel territorio dello Stato, queste saranno deducibili solo se a suo tempo l’artista o il professionista le avesse pagate con versamento bancario o postale o con altro sistema tracciabile.
Con l’art. 1 comma1 lettera e) numero 2) si conferma che nella determinazione del reddito di lavoro autonomo di artisti e professionisti le spese trattate in questo articolo, comprese quelle pagate direttamente quale committenti di incarichi ad altri professionisti e quelle rimborsate ai dipendenti per le trasferte ovvero ad altri professionisti per l’esecuzione di incarichi, se sono inerenti l’attività svolta dall’artista o professionista, le stesse sono deducibili solo se il loro pagamento è avvenuto con versamento bancario o postale o con altra metodologia tracciabile.
Le novità introdotte sono applicabili, limitatamente alle spese rimborsate ai dipendenti per le trasferte e ai lavoratori autonomi per l’esecuzione di incarichi, alle spese sostenute nel periodo d’imposta nel corso del quale è entrato in vigore il dl (2025). Per le altre situazioni le regole sono applicabili alle spese sostenute a partire dal 18 giugno 2025. Attraverso l’articolo 1 comma 1 lettera g), invece si interviene in materia di deducibilità dal reddito d’impresa delle spese per prestazioni di lavoro, prevedendo la deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea sostenute nel territorio dello Stato per le trasferte effettuate dai dipendenti sia che le stesse fossero ad essi rimborsate che fossero sostenute direttamente dal datore di lavoro solo se il loro pagamento era stato effettuato con versamento bancarioo postale o con altro sistema tracciabile (N.B. eliminato il riferimento alle spese rimborsate ai lavoratori autonomi, spostato all’art. 109 del TUIR vedere sotto). Le spese citate all’articolo 95 comma 3-bis del TUIR sono deducibili comunque nei limiti di cui ai commi 1,2,3 dello stesso articolo.
Le novità riguardante l’eliminazione del riferimento alle spese rimborsate ai lavoratori autonomi, si applica alle spese sostenute a partire dal 18 giugno 2025, data di entrata in vigore del dl 84/2025. La novità riguardante la deducibilità delle spese si applica a partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (2025 per i soggetti “solari”). Infine con quanto riportato all’articolo 1 comma 1 lettera h) si prevede che le spese, nonché i rimborsi analitici relative alle stesse (nel caso eseguite anche nei confronti anche di soggetti diversi dai dipendenti, come gli amministratori di società, i soci di società o gli imprenditori individuali) sono deducibili a condizione che i pagamenti vengano eseguiti con versamento bancario o postale o utilizzando altri metodi tracciabili, che le medesime spese sostenute per prestazioni di servizi commissionate ai lavoratori autonomi e/o i rimborsi analitici sono deducibili sempre e solo se il loro pagamento e stato eseguito con sistemi tracciabili.
Le novità si applicano alle spese sostenute a partire dal 18 giugno 2025, data di entrata in vigore del dl 84/2025. Tutte le novità introdotte dal DL rilevano anche ai fini IRAP. L’intervento normativo è servito soprattutto per definire meglio che le spese di vitto alloggio, viaggio e trasporto sostenuto dagli esercenti attività di lavoro autonomo o attività d’impresa per trasferte proprie, per trasferte dei dipendenti comandati in missione e per incarichi commissionati a professionisti, sia che vengano pagate direttamente dall’esercente l’attività economica e/o committente, sia che vengano pagate dai soggetti che poi le richiederanno a rimborso, il versamento delle somme dovute, ai ristoratori, agli albergatori, ecc. dovrà essere eseguito sempre con sistema tracciabile pena l’indeducibilità della spesa. Inoltre è stato evidenziato che la norma riguarda solo le spese sostenute nel territorio italiano. Per le somme rimborsate analiticamente ai dipendenti in capo a questi, in mancanza di pagamento con metodo tracciabile fin dall’origine (quindi anche da parte del dipendente), sorge l’obbligo di fare concorrere la somma ottenuta a rimborso alla formazione del reddito di lavoro di ciascun dipendente, anche per le trasferte effettuate fuori dal comune in cui ha sede il datore di lavoro. Nel caso di spese sostenute per trasferte dei dipendenti nell’ambito del territorio comunale in cui ha sede il datore di lavoro, il pagamento con sistema tracciabile non impedisce di fare concorrere alla formazione del reddito del dipendente tale spesa pagata direttamente dal datore di lavoro o dal dipendente e poi ottenuta a rimborso, di sicuro però il pagamento con sistema tracciabile di dette spese consente al datore di lavoro di poter dedurre tale spesa dal reddito di lavoro autonomo o d’impresa. A prescindere da quanto riportato sopra si ricorda che comunque affinché le spese siano deducibili dal reddito d’impresa o di lavoro autonomo che le ha sostenute anche attraverso il rimborso delle stesse, anche se pagate con sistema tracciabile, bisogna che le stesse siano inerenti all’attività svolta dal soggetto economico destinata alla produzione di ricavi e compensi.